De eerste Smarter Office:

Met de opening van de Smarter Office voerde Plantronics recent,  als een van de eerste bedrijven in het Verenigd Koninkrijk het Nieuwe Werken in. De Smarter Office past in een traditie van eerste stappen: in 1962 introduceerde de telecommunicatiespecialist de eerste lichtgewicht headset en in 1969 maakte het communicatie met de maan mogelijk: ‘It’s one small step for a man’.

De nieuwste stap werd vorige week in Swindon in gebruik genomen. Initiator is Senior Vice-President en Managing Director EMEA van Plantronics Philip Vanhoutte. Deze Vlaming is een bevlogen pleitbezorger van Het Nieuwe Werken. ‘HNW is een managementfilosofie die medewerkers de vrijheid geeft een keuze te maken voor de plek en het moment waarop ze werken. Als de gestelde resultaten maar worden bereikt, kosten worden bespaard en natuur en milieu worden gerespecteerd. Ik streef ernaar dat meer mensen op maandagochtend met een glimlach met hun werk beginnen, iets wat Het Nieuwe Werken mogelijk maakt. Ik heb dan ook grote ambities op dit vlak.’

Invoering in drie stappen

Vanhoutte voerde Het Nieuwe Werken stapsgewijs door bij Plantronics: allereerst zorgde hij voor de juiste basistechnologie, daarna volgde de inkadering van ‘de werknemers en HNW’, en tot slot werden de werkruimtes aangepakt. Uitgangspunt was dat de basistechnologie op orde moest zijn. ‘Dat hebben we gedaan via Lync van Microsoft’, vertelt Vanhoutte. ‘Daarbij hadden we het juiste communicatie-instrumentarium nodig. Waar werknemers op de werkplek immers nog wel goed verstaanbaar zijn voor klanten, zijn er buiten kantoor vele soorten lawaai die hen storen bij hun werk. Wij wilden al die ongewenste geluiden wegwerken en er bovendien voor zorgen dat mensen met één headset konden worden aangesloten op zowel de vaste als mobiele telefoon, als op de pc. Met onze nieuwste headsets is dat nu mogelijk.’

Het Nieuwe Werken als fundamenteel recht

Voor de inkadering van de werknemers en Het Nieuwe Werken koos Vanhoutte er vervolgens voor de verantwoordelijkheid voor de implementatie bij HR te leggen. ‘Hoewel veel bedrijven dat anders zien, hoort HNW daar wat mij betreft thuis. Onze HR beschikt over de middelen die toetsen of de medewerker klaar is voor HNW. Ook hebben we ons beleid aangepast: Het Nieuwe Werken is een fundamenteel recht voor de werknemer.’
Een tool die HR bij de invoering bijstond was Global Performance Success, een webbased instrument voor alle aspecten rond resultaatgeoriënteerd medewerkerbeleid. Vanhoutte: ‘GPS verdeelt de hoofdobjectieven van het bedrijf en vertaalt deze naar de rol van elke medewerker. Het is onderdeel van onze upgrade rond om people management, met alles erop en eraan, zoals 360 graden feedbacks.’
Om alle medewerkers en managers te leren omgaan met Het Nieuwe Werken zette HR op haar beurt een training van E-work.com in. Deze internet based virtual learning environment toont op hoofdpunten de HNW-omgeving die de medewerkers en managers kunnen verwachten. Vanhoutte: ‘Met een aantal standaardmodules is de cursus ingericht, gebaseerd op onze nieuwe situatie. Daarnaast heeft communicatie- en presentatie-expert Tony Crawford een op Plantronics toegespitste Speech Impact Masterclass opgesteld: hoe begeester je mensen op afstand? Onze medewerkers hebben immers veel telefonisch contact met onze klanten. Ze hebben onder meer van hem geleerd hoe ze de vier snaren van de stem kunnen bespelen en met tonaliteit kunnen werken.’

New Workspace

Leesman Index

Uitgangspunt voor de indeling van de werkruimtes vormde het Leesman Index-onderzoek, die het mogelijk maakt om gedetailleerd inzicht te krijgen in de werknemerstevredenheid met betrekking tot de werkplek. Op basis van het onderzoek werd het kantoor in Swindon tegen het licht gehouden. ‘Uit dit onderzoek kwam een glasheldere call to action: onze medewerkers hadden last van tegenovergestelde behoeftes: de ene werknemer moet veel telefonisch contact onderhouden met klanten, de andere wil in stilte analyses maken.’ Bovendien was er op kantoor geen ruimte om energie bij te tanken.’ Uit het feit dat maar liefst 73 procent van de medewerkers deelnam aan het onderzoek, bleek bovendien de mate van urgentie.

Met de uitkomsten in de hand paste Vanhoutte bijna letterlijk de New Demographics, New Workspace-theorie van Jeremy Myerson, Jo-Anne Bichard en Alma Erlich toe, een kantoorontwerp voor het veranderende personeelsbestand dat is geënt op het idee dat werknemers behoefte hebben aan vier types ruimte: concentrate, waar individueel en gefocust kan worden gewerkt, collaborate, waar groepsbijeenkomsten kunnen worden gehouden, contemplate, waar de batterij weer kan worden opgeladen, en communicate, waar virtueel of face-to-face kan worden samengewerkt. Vanhoutte: ‘Omdat deze indeling ook overeenkwam met de uitkomsten van het onderzoek onder onze medewerkers, kozen we voor het evidence based office design: op elke taak van elke medewerker is de werkinrichting nu afgestemd.’



Multidisciplinaire uitdaging

Zes maanden later was de Smarter Office eindelijk daar. ‘Het is het eerste kantoor dat op basis van de Leesman Index is opgezet’, aldus een trotse Vanhoutte. Bij dit alles is Plantronics bijgestaan door non-profitorganisatie Work Wise, die als doel heeft onder meer door middel van smarter working Engeland een van de meest vooruitstrevende economieën ter wereld te maken.
De invoering van Het Nieuwe Werken is al met al een multidisciplinaire uitdaging geweest voor Vanhoutte en de zijnen. ‘Iedereen was erbij betrokken: het algemeen management, de automatiserings- en communicatiespecialisten, HR en de ruimtemanagers.’ De VP is dan ook zeer te spreken over het resultaat. En ook de eerste reacties zijn bijzonder goed, zowel in- als extern.
Bron